Projektmanagement für Agenturen

Jeder in einem Unternehmen redet darüber, doch die wenigsten wissen wirklich, was es ist - Projektmanagement.

Wenn es darum geht, zu beschreiben, was ein Projektmanager eigentlich macht, sind die meisten ratlos.

Sie sprechen darüber, dass sie "Projekte managen“, doch wenn man sie fragt, was sie damit meinen, fehlen den meisten die Worte.

In diesem Blogpost zeigen wir dir, was Projektmanagement für Agenturen wirklich heißt, welche Elemente es beinhaltet und geben dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deine Projekte erfolgreich umsetzen kannst.

Was ist Projektmanagement

Projektmanagement wird definiert als die Disziplin, die sich mit der "Initiierung, Planung, Durchführung und Kontrolle der Arbeit eines Teams von Menschen im Hinblick auf die Erreichung eines bestimmten Ziels oder einer Reihe von Zielen" beschäftigt. 

Bei diesen Zielen kann es sich um die Entwicklung oder Produktion einzigartiger Produkte, Dienstleistungen oder anderer metrischer Verbesserungen handeln, von denen man sich einen zusätzlichen Nutzen verspricht. 

Im Rahmen des Projektmanagements werden verschiedene Projektmanagement-Tools und Aufgabenmanagement-Software (wie Learningsuite.io), Fähigkeiten, Kenntnisse, Methoden und Techniken eingesetzt, um die Anforderungen der Projekte zu erfüllen.

Learningsuit.io zum Beispiel kann dir die Kundenbetreuung enorm erleichtern.

Mit dieser Aufgabenmanagement-Software bist du in der Lage, Videokurse aufzunehmen, die deine Kunden in verschiedene Themen einführen, um dir Zeit zu sparen und deine Agentur gleichzeitig seriöser erscheinen zu lassen.

‍Das Hauptziel des Projektmanagements ist es, sicherzustellen, dass die Ziele des Projekts innerhalb der vorgegebenen Grenzen erreicht werden.

Projekte sind von Natur aus zeitlich begrenzt. Sie haben einen festgelegten Anfangs- und Endpunkt. Sie beginnen zu einem bestimmten Zeitpunkt und enden, sobald das Ziel erreicht ist.

Das Projektmanagement wird auch getrennt von den normalen, sich wiederholenden Tätigkeiten eines Unternehmens betrachtet. 

In einer Agentur oder einem Dienstleistungsunternehmen zum Beispiel ist der eigentliche Geschäftsprozess, bei dem neue Kunden gewonnen und alte Kunden betreut werden, kein Projekt, da es sich dabei um permanente (oder sogar halbpermanente) Aktivitäten des Unternehmens handelt. 

Wenn die Unternehmensleitung jedoch beschließt, einen neuen Geschäftsprozess zu entwickeln, um das Onboarding neuer Mitarbeiter effizienter zu gestalten, eine andere Reihe von Produkten herzustellen oder Dienste anzubieten, handelt es sich um ein Projekt.

Nehmen wir als Beispiel eine Agentur, die sich auf Facebook-Ads spezialisiert hat.

Diese könnte, um das Onboarding neuer Mitarbeiter effizienter zu gestalten, Videokurse von sich wiederholenden Aufgaben, wie die Erstellung eines Facebook-Ads-Accounts oder das Einrichten von Facebook-Pixel, erstellen und somit ohne weiteres diese Projekte direkt an neue Arbeiter abgeben.

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4 Elemente eines Projekts

Von den vier Elementen wird der Umfang als das wichtigste angesehen, da er auch die anderen drei Elemente abdeckt. Projektmanager/innen müssen zuerst den Umfang des Projekts verwalten.

Es müssen jedoch alle vier Elemente gemanagt werden, da sie miteinander verbunden sind. Wird eines der Elemente vernachlässigt, wirkt sich das negativ auf die anderen aus - und umgekehrt. 

1. Umfang - Dies bezieht sich auf den Umfang des Projekts, die Ziele, die nach Abschluss des Projekts erreicht werden sollen, und die verschiedenen Projektanforderungen.

2. Ressourcen - Dazu gehören die Menschen oder Arbeitskräfte, das Material, die Werkzeuge und die Ausrüstung, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden.

3. Zeit - Dazu gehören die Dauer der Aufgaben, der kritische Pfad, Zeitpläne und Abhängigkeiten.

4. Geld - Projekte beinhalten Kosten und Ausgaben, Unvorhergesehenes, Einnahmen und Gewinn.

Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet, alle vier Elemente effektiv zu managen.

Eine Frage, die oft gestellt wird, ist, ob es bestimmte Arten des Projektmanagements gibt. Je nach Branche gibt es unterschiedliche Formen oder Arten des Projektmanagements. 

Ein Projekt in der Baubranche unterscheidet sich zum Beispiel von einem Projekt in der IT-Branche. Es versteht sich von selbst, dass sich auch das Management für jedes Projekt unterscheidet, da wir hier von zwei verschiedenen Fachgebieten oder Bereichen sprechen. 

Dennoch werden sie wahrscheinlich nach dem gleichen Muster ablaufen, indem sie bestimmte Projektmanagementprozesse befolgen.

Projektmanagement - Schritt-für-Schritt

Als Inhaber einer Agentur bist du vielleicht der Meinung, dass du diese Schritte nicht zu kennen brauchst, doch am Ende liegt es an dir die Entscheidung zu treffen, ob ein Projekt stattfindet oder nicht.

Kenntnisse über die richtige Planung und Ausführung eines Projektes können dir helfen, Fehler, die deine Arbeiter begangen haben, schneller zu erkennen und diese zu korrigieren.

Projektplanung

Für das Scheitern vieler Projekte werden spontane Entscheidungen verantwortlich gemacht, die zu einem übermäßigen Einsatz von Ressourcen und Kosten führen. 

Das liegt daran, dass sie nicht in der Lage waren, einen Projektplan zu erstellen, oder, selbst wenn sie es getan haben, wurde der Plan nicht gut gemacht oder anschließend nicht umgesetzt. 

Das ist das Problem vieler Agenuten, die unter Zeitdruck stehen: Sie wollen sofort mit der Arbeit beginnen, also überspringen sie den Teil der Projektplanung und legen sofort los. 

‍Das Ergebnis? Zu viel Verschwendung. Wenig bis keine Ergebnisse. Ein gescheitertes Projekt.

Das Ergebnis der Projektplanung ist der Projektplan, in dem alle Aufgaben, Aktivitäten, Abhängigkeiten und die entsprechenden Zeitrahmen aufgeführt sind. Hier werden wir uns seinen Inhalt ansehen:

1. Projektziele

Was sind die Ziele des Projekts? Was will es bei seinem Abschluss erreichen?

Bei einem Projekt müssen die Bedürfnisse der Stakeholder berücksichtigt werden, also der Menschen, die ein Interesse an deinem Projekt und seinen Ergebnissen haben. 

Bevor du deine Projektziele festlegen kannst, musst du natürlich:

• Deine Stakeholder identifizieren - Das können deine Investoren oder Förderer des Projekts, die Mitarbeiter oder Mitglieder der Organisation, die Kunden oder Endnutzer oder die breite Öffentlichkeit sein.
• Bestimme die Bedürfnisse dieser Interessengruppen - Vergiss nicht, dass die Interessengruppen unterschiedlich sind, und das gilt auch für ihre Bedürfnisse. Die Bedürfnisse der Investoren zum Beispiel werden sich von denen der Kunden unterscheiden. Dies kann durch Umfragen und Interviews geschehen.
• Ordne die Bedürfnisse in einer Rangfolge vom Wichtigsten zum Unwichtigsten - Auf diese Weise kannst du Prioritäten setzen, damit du weißt, welche Bedürfnisse du zuerst erfüllen musst. Anhand der Liste kannst du dir dann Ziele setzen.
• Die Ziele, die du dir setzt, müssen klar und erreichbar sein - Es darf keine Grauzonen geben und alle Mitglieder des Projektteams müssen die Ziele genau kennen und wissen, welche Rolle sie bei der Erreichung der Ziele spielen.

Merken: Werden mit dem Abschluss des Projekts ihre Bedürfnisse befriedigt? Wird es eine Lösung für ihre Probleme bieten? 

2. Deliverables

Welche Leistungen werden vom Projektteam erwartet? Natürlich müssen diese Leistungen mit den Projektzielen übereinstimmen.

Merken: Zusammen mit den Projektleistungen musst du auch die voraussichtlichen Termine für die Lieferung dieser Ergebnisse angeben.

3. Projektzeitplan

Als du die Projektleistungen von deinem Projektmanager bekommen hast, hast du lediglich eine Schätzung der Liefertermine gekriegt. Jetzt ist es an der Zeit, die genauen Termine für die Lieferung festzulegen.

Zu jeder Projektleistung gehören entsprechende Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit die Leistung erbracht werden kann. Folgende Aspekte sollten berücksichtigt werden:

• Die spezifischen Aufgaben, die erledigt werden müssen
• Die geschätzte Dauer (in Stunden, Tagen oder Wochen) für die Durchführung und Fertigstellung der Aufgabe
• die Kosten und sonstigen Ressourcen, die für die Durchführung und den Abschluss der Aufgabe erforderlich sind
• Das angestrebte Lieferdatum für die Ergebnisse

Achte bei der Planung darauf, dass sie realistisch ist. Du willst nicht, dass zu engen Fristen gesetzt werden. 

Natürlich kann es sein, dass das Projekt am Ende mehr Zeit braucht. Das kannst du beheben, indem du den Zeitplan durchgehst und die notwendigen Anpassungen vornimmst, wenn es möglich ist. 

Merken: Mit einem sorgfältig erstellten Projektplan fällt es leichter, die Forderung nach mehr Zeit oder Ressourcen zu rechtfertigen.

4. Pläne unterstützen

Der Projektplan kann für sich alleine stehen, aber es kann nicht schaden, ihn durch unterstützende Pläne zu untermauern. Beispiele für solche Pläne sind:

1. Der Risikomanagementplan, in dem die Risiken, denen das Projekt ausgesetzt sein könnte, aufgezeigt und mögliche Reaktionen vorbereitet werden.

2. Personalplan, in dem die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die Zuständigkeiten aller Mitglieder der Organisation klar definiert und beschrieben werden. 

Dies hilft dem Projektmanager bei der Einstellung von Mitgliedern für das Projektteam.

3. Kommunikationsplan, denn es ist unumgänglich, dass Projektteams mit anderen Teams zusammenarbeiten. 

‍Merken: Durch die Erstellung dieses Plans wird klarer, wie Informationen zwischen den Teams übermittelt oder ausgetauscht werden. Dazu gehören auch die Zuständigkeiten für die Berichterstattung.

Der Projektlebenszyklus

Eine Projektplanung ist nicht möglich, wenn es keinen Projektlebenszyklus gibt, von dem man sprechen kann. 

Darunter versteht man eine Reihe von Aktivitäten, die durchgeführt oder erledigt werden müssen, um die Projektziele zu erreichen. Zugegeben, Projekte unterscheiden sich in Größe, Schwerpunkt und Komplexität. Dennoch folgen sie alle demselben Lebenszyklus.

Der Projektlebenszyklus umfasst fünf Phasen. Dies wird auch oft als traditionelles Projektmanagement bezeichnet, das fünf Hauptprozessschritte umfasst.

1. Initiierung

Hier geht es darum, die Art und Umfang des Projekts festzulegen. Dazu ist es notwendig, sich mit dem Unternehmensumfeld auseinanderzusetzen und zu verstehen, wie es funktioniert.

Einige der wichtigsten Aktivitäten in dieser Phase sind:

• Analyse der Geschäftsanforderungen
• Auswertung historischer und aktueller Daten über die Geschäftstätigkeit der Agentur, einschließlich Finanzberichten und Budgets
• Identifizierung der Stakeholder und Analyse ihrer Rolle und ihres Einflusses
• Identifizierung der Bedürfnisse der Stakeholder
• Identifizierung der Projektziele

In dieser Phase werden oft der Projektmanager, die Mitglieder des Projektteams und die anderen beteiligten Arbeitsgruppen ausgewählt und eingesetzt.

Merken: In dieser Phase werden oft auch Machbarkeitsstudien durchgeführt. Sie sind ein hervorragendes Instrument, um mögliche Optionen zu ermitteln, mit denen die anstehenden Probleme gelöst und das Projektziel erreicht werden kann.

2. Planung

Wir gehen in die detailliertere Phase des Projekts über. 

Es wird ein Projektplan oder ein Flussdiagramm erstellt, um die Zeitplanung, den Zeitplan, die Kosten und die Zuweisung der Ressourcen für die Durchführung der Projektaktivitäten zu planen. 

Dabei werden auch die Kosten und Risiken berücksichtigt, die bei der Durchführung der Projektaktivitäten entstehen. 

In dieser Phase erhält das Projektteam auch die endgültige Genehmigung, mit dem Projekt fortzufahren. Zu den Aktivitäten, die in der Planungsphase durchgeführt werden, gehören:

• Zusammenstellung des Planungsteams
• Festlegung der Ergebnisse des Projekts, einschließlich der Qualitätsziele und Kontrollmaßnahmen (diese können als Grundlage dienen)
• Identifizierung der durchzuführenden Aktivitäten
• Einen Projektstrukturplan erstellen und die Verbindungen zwischen den Aktivitäten aufzeigen
• Einholen von Kostenvoranschlägen für Material, Ausrüstung, Arbeit und andere Kosten
• Erstellung des Projektbudgets
• Entwicklung eines Zeitplans für die Durchführung der Aktivitäten im Projektstrukturplan
• Identifizierung potenzieller Bedrohungen, Probleme oder Risiken und Formulierung geeigneter Maßnahmen, falls diese Bedrohungen, Probleme oder Risiken im Laufe der Projektdurchführung auftreten

Es gibt keine feste Anzahl von Aktivitäten, die in einem Projekt durchgeführt werden müssen. 

Merken: Manche Projekte haben vielleicht nur eine Handvoll Aufgaben, während andere Projekte aus einer langen Liste von Aktivitäten bestehen. Daran ist nichts auszusetzen, solange du das Ziel nicht aus den Augen verlierst.

3. Ausführen oder Implementieren

Dies ist die Umsetzungsphase, in der die wichtigsten Aktivitäten des Projekts durchgeführt oder ausgeführt werden, um die zuvor festgelegten Projektleistungen zu erreichen. 

Mit anderen Worten: Der Projektplan wird jetzt in Gang gesetzt.

Hier werden die folgenden Aktivitäten durchgeführt:

• Zuteilung von Ressourcen zu den entsprechenden Aktivitäten oder Projektphasen
• Koordinierung mit den wichtigsten Interessengruppen
• Durchführung der im Plan aufgeführten Aufgaben
• Berichterstattung über den Projektfortschritt in regelmäßigen Treffen

4. Überwachung und Kontrolle

Bei jedem Schritt des Projekts muss der Fortschritt verfolgt werden.

Es kann sein, dass es Abweichungen von der Basislinie oder dem zuvor festgelegten Ziel gibt. Wenn sie nicht korrigiert werden können, um die Dinge wieder auf den ursprünglichen Plan zurückzuführen, sollten sie als Abweichungen dokumentiert werden.

In dieser Phase ist Folgendes erforderlich:

• Messung der Aktivitäten, während sie stattfinden
• Die Projektvariablen im Auge zu behalten und sie kontinuierlich mit dem Plan zu vergleichen
• Geeignete Maßnahmen ergreifen, um Probleme zu korrigieren und Fragen zu klären
• Regelmäßige Berichterstattung an die Stakeholder
• Dokumentation des Fortschritts und Aktualisierung des Plans, falls erforderlich
• Überprüfung der Projektergebnisse in Übereinstimmung mit der Basislinie oder den Zielen

Merken: Das ist hilfreich, damit Probleme erkannt und angegangen werden können, um Risiken zu minimieren. Feedback spielt in dieser Phase eine wichtige Rolle.

5. Abschluss oder Fertigstellung

In dieser Phase wird das Projekt formell für abgeschlossen erklärt. Dies geschieht erst, wenn die Beteiligten das Endergebnis akzeptiert haben und damit zufrieden sind.

Dies beinhaltet:

• Die Freigabe oder Auslieferung der endgültigen Arbeitsergebnisse
• Dokumentation und Archivierung der Projektunterlagen und anderer relevanter Dokumente, die während des Projekts verwendet und erstellt wurden
• Durchführung einer Nachbereitung, bei der die gewonnenen Erkenntnisse besprochen werden, damit sie in zukünftigen Projekten angewendet werden können.
• Außerdem muss der Abschluss des Projekts allen Beteiligten formell mitgeteilt werden.

Merken: Du und dein Team haben es geschafft! Vergiss nicht, Erfolge zu feiern und aus deinen Misserfolgen zu lernen.

Empfohlene Best Practices im Projektmanagement

Heutzutage gibt es unzählige Projektmanagement-Tools und -Techniken, die Projektmanagern und Teams dabei helfen können, ihre Projektmanagement-Prozesse und Projektergebnisse zu verbessern. 

Es gibt jedoch ein paar Projektmanagement-Fähigkeiten und Best Practices, die global anwendbar sind - egal, ob du ein Bauprojekt oder ein Projekt zur digitalen Transformation leitest, wie das Erstellen eines digitalen Onboardings.

1. Klare, realistische Projektpläne erstellen

Wenn du von Anfang an einen klaren Auftrag und einen realistischen Plan für die Projektaufgaben erstellst, kannst du das Projektziel erreichen und den Projektlebenszyklus einhalten. 

‍Klarheit ist für einen guten Projektmanager das A und O. Er muss den Umfang und die Ziele, die zu erbringenden Leistungen, den Projektlebenszyklus, die Meilensteine und die Erfolgskriterien kurz und bündig darlegen. 

Merken: Sobald das Projekt in Gang gekommen ist, hilft dir eine kontinuierliche Kommunikation dabei, alle Abweichungen, Risiken und Korrekturmaßnahmen zu erkennen.

2. Verfolge und kommuniziere proaktiv

Die Daten zu deinen Projektkontrollen helfen dir, herauszufinden, wo dein Projekt möglicherweise eine Kurskorrektur benötigt.

Du musst diese aber auch mit dem Gespür und der Bereitschaft kombinieren, proaktiv die schwierigen Gespräche über Änderungen am Projekt zu führen.

Das fängt damit an, dass du konkrete Anforderungen und klare Schritte zur Erfüllung dieser Anforderungen definierst und kommunizierst. 

Dann geht es darum, den Projektfortschritt zu überwachen und das Projektteam und die wichtigsten Projektbeteiligten über den aktuellen Stand zu informieren.

Merken: Indem du dem Team Einblick in alle Abweichungen gewährst und Probleme gemeinsam verfolgst, kannst du ein Verständnis dafür entwickeln, warum die Dinge nicht nach Plan laufen, damit sich Probleme nicht wiederholen.

3. Stärken und Fähigkeiten verstehen

Die Rollen und Zuständigkeiten der Teammitglieder zu kennen, ist entscheidend für ein gutes Projektmanagement, aber auch das Verständnis ihrer aktuellen Arbeitsbelastung.

Genauso wichtig ist es, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu erkennen, die in der richtigen Reihenfolge erledigt werden müssen.

Manchmal geht die Abhängigkeit und der Zusammenhang bei den großen Aufgaben verloren.

Merken: Eine Priorisierung der ersten und zweiten Aufgaben hilft oft, den Zeitplan und die Kapazitäten des Teams zu planen und Frustration im Team zu vermeiden!

4. Bewusstsein für Umfangsverschlechterung

Schließlich solltest du erkennen, wann der Projektumfang schleichend zunimmt - oder wann die klaren Startgrenzen in der Ausführungsphase so vage werden, dass das Budget, der Zeitplan oder die Ergebnisse gefährdet sind. 

Merken: Projektmanager/innen sollten immer auf jedes Risiko achten, aber eine Verschiebung des Umfangs gehört zu den subtilen Dingen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Qualitäten eines gute Projektmanagers

1. Sie inspirieren zu einer gemeinsamen Vision

Ein effektiver Projektleiter wird oft als jemand beschrieben, der eine Vision hat, wohin die Reise gehen soll, und der in der Lage ist, diese zu formulieren. 

Visionäre Projektmanager/innen geben den Menschen das Gefühl, dass sie einen echten Anteil an dem Projekt haben. 

Darüber hinaus befähigen sie ihre Teammitglieder, ihre eigene Vision zu erleben, und bieten anderen die Möglichkeit, ihre eigene Vision zu entwerfen, zu erkunden, was die Vision für ihre Arbeit und ihr Leben bedeuten wird, und sich ihre Zukunft als Teil der Vision ihrer Organisation vorzustellen.

Merken: Eine Führungskraft oder ein Projektmanager ist jemand, der dich aufrichtet, dir eine Daseinsberechtigung gibt und die Vision und den Geist für Veränderungen vermittelt.

2. Sie sind ein guter Kommunikator

Eine weitere starke Eigenschaft, die einen guten Projektmanager von anderen unterscheidet, ist seine Fähigkeit, mit Menschen auf allen Ebenen zu kommunizieren. 

Da die Projektleitung eine klare Kommunikation über Verantwortung, Ziele, Leistung, Erwartungen und Feedback erfordert, kann man sagen, dass ein guter Projektmanager ein Gesamtpaket ist, das all diese wichtigen Eigenschaften umfasst.

‍Merken: Der Projektmanager muss in der Lage sein, erfolgreich zu gestalten und Einfluss zu nehmen, wenn es darum geht, den Erfolg der Gruppe und des Projekts zu gewährleisten. 

3. Integrität

Gutes Management erfordert Engagement und die Demonstration ethischer Praktiken.

Die Führung bzw. das Projektmanagement hängt von der Integrität ab, die eine Reihe von Werten, das Bekenntnis zur Ehrlichkeit und die Beständigkeit im Verhalten gegenüber Teamkollegen darstellt. 

Integrität bedeutet, dass ein/e gute/r Projektmanager/in die Verantwortung dafür übernimmt, die Messlatte für ethisches Verhalten für sich selbst hoch zu legen und diejenigen zu belohnen, die diese Praktiken vorleben. 

Merken: Eine durch Eigeninteresse motivierte Führung dient nicht dem Wohl des Teams. 

5. Sie sind gute Entscheidungsträger

Gute Projektmanager/innen sind in der Lage, unzählige Entscheidungen zu treffen, die den Verlauf des Projekts bestimmen.

Wie wir alle wissen, kann eine einzige kleine Fehlentscheidung das gesamte Projekt gefährden. Deshalb muss ein Projektmanager in der Lage sein, schnell zu denken und entschlossen zu reagieren.

Merken: Eine gute Entscheidungsfähigkeit ist nicht nur im Privatleben, sondern auch im Berufsleben sehr wichtig. 

6. Experte im Delegieren von Aufgaben

Die Delegation von Aufgaben ist eine weitere grundlegende Fähigkeit, in der du Experte sein musst. 

Du solltest in der Lage sein, die Fähigkeiten deiner Teammitglieder einzuschätzen und die Aufgaben entsprechend ihrer Stärken zu verteilen.

Ein Projektmanager zu sein bedeutet nicht, dass du jedes noch so kleine Detail eines Vorhabens berücksichtigen musst. Zeige deinen Teammitgliedern, dass du ihnen vertraust und delegiere Aufgaben an sie.

Merken: Dies ist eine Fähigkeit, die jeder haben oder erlernen sollte. Solltest du Probleme damit haben, zögere nicht und schaue dir jetzt unseren Mitarbeiter-Report an!

Fazit

Zusammenfassend solltest du nach diesem Guide die wichtigsten Aspekte und Elemente zum Managen eines Projektes und Fehler, die deinen Mitarbeiter unterlaufen sind, erkennen können.

Du weißt, was du zu beachten hast, welche Schritte gemacht werden müssen und in welcher Reihenfolge und du weißt, was einen guten Projektmanager ausmacht..

Ein Projekt kann schneller aus den Rudern laufen, als man es sich vorstellen kann.

Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist besser! 

Hab ein bisschen Vertrauen in die Kompetenz deiner Führungskräfte und vordere ab und zu ein Status-Update, um sicher zu gehen, dass alles nach Plan läuft.